Gala dinner là một sự kiện giải trí được nhiều doanh nghiệp, tập đoàn ưa chuộng trong những năm gần đây. Vậy gala dinner là gì? Làm thế nào để tổ chức một buổi dạ tiệc thành công? Hãy cùng tham khảo những kinh nghiệm tổ chức gala dinner hoành tráng và hấp dẫn trong bài viết này nhé!
Gala dinner là gì?
Gala dinner là chương trình sự kiện được tổ chức theo hình thức tiệc tối, kết hợp với các hoạt động sân khấu, giải trí. Thường được tổ chức vào các dịp đặc biệt của công ty như sinh nhật, ngày lễ nội bộ hay tri ân khách hàng…
Kinh nghiệm tổ chức gala dinner chi tiết
Để có thể tạo nên một sự kiện hấp dẫn cho doanh nghiệp, doanh nghiệp, chúng ta phải chuẩn bị thật kỹ càng. Dưới đây bạn sẽ tìm thấy những kinh nghiệm tổ chức dạ tiệc không thể bỏ qua.
Chọn địa điểm
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức dạ tiệc phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm mục đích, hình thức và quy mô của sự kiện. Phổ biến hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức buổi dạ tiệc trong nhà hoặc ngoài trời.
Đối với các tổ chức trong nhà, trung tâm hội nghị, khách sạn có phòng tiệc, nhà hàng chuyên về ẩm thực,… Đối với các tổ chức ngoài trời, lựa chọn phổ biến bao gồm bãi biển, khu du lịch văn hóa, khu du lịch tổng hợp hoặc khu ngoài trời của khách sạn.
Thời gian tổ chức
Việc lựa chọn thời gian cho buổi gala dinner sẽ phụ thuộc vào loại sự kiện cụ thể. Theo kinh nghiệm tổ chức dạ tiệc, nếu là tiệc tất niên thì thường diễn ra vào thời điểm cuối năm. Nếu là tiệc mừng năm mới thì thường được tổ chức vào đầu năm mới.
Lập danh sách khách mời
Danh sách khách mời là một phần quan trọng của bữa tiệc. Khách mời sẽ ảnh hưởng đến nhiều yếu tố khác nhau như địa điểm, thiệp mời, thời gian tổ chức sự kiện, số bàn tiệc, quà tặng… Doanh nghiệp phải cẩn thận và chính xác khi xác định số lượng khách ở các cấp độ khác nhau.
Sau khi lập danh sách khách mời, bước tiếp theo là thiết kế và gửi thiệp mời trong thời gian sớm nhất. Gửi thiệp mời sớm giúp khách có nhiều thời gian sắp xếp công việc. Nếu khách không tham dự được có thể phản hồi sớm nhất để công ty có điều chỉnh kịp thời.
Trong thư mời phải cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng như ngày, giờ, địa điểm và yêu cầu về trang phục (nếu có).
Xây dựng chủ đề chương trình
Để có một kịch bản dạ tiệc hoàn hảo, việc đầu tiên là xác định chủ đề của bữa tiệc. Ý tưởng tổ chức tiệc tối phải độc đáo, mới lạ, hấp dẫn để thu hút sự chú ý của người tham dự. Việc lựa chọn chủ đề phụ thuộc vào mục tiêu và ý nghĩa mà công ty mong muốn truyền tải.
Thống nhất kịch bản chương trình
Kịch bản gala dinner đa dạng và hấp dẫn sẽ khiến các hoạt động của chương trình thêm phần sôi động. Chúng tôi cần các trò chơi được điều chỉnh và thích nghi với công chúng.
Tuy nhiên, cũng cần dành những khoảng thời gian thích hợp để ban tổ chức sắp xếp các bài phát biểu và tôn vinh các cá nhân, đối tác của họ. Đây là mục đích chính của buổi dạ tiệc. Kịch bản chương trình phải bao gồm các thông tin sau:
- Xác định số thứ tự và tên của từng tiết mục. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa các tiết mục và giúp MC nhắc đúng tiết mục tương ứng.
- Xác định độ dài của chương trình, từ đầu đến cuối. Điều này giúp ban tổ chức kiểm soát được độ dài của chương trình.
Chuẩn bị thực đơn bữa tiệc
Vì gala dinner thường diễn ra vào buổi tối nên việc lựa chọn thực đơn cho bữa tiệc là rất quan trọng. Thông thường, trong buổi gala có hai loại tiệc: tiệc truyền thống và tiệc buffet.
Đối với tiệc chiêu đãi truyền thống, mỗi bàn sẽ có từ 4 đến 6 món theo thực đơn nhà hàng.
Đối với buffet sẽ có nhiều món hơn. Số lượng món ăn phụ thuộc vào số lượng khách và chất lượng của từng món ăn. Thông thường, một bữa buffet sẽ bao gồm 14 món trở lên.
Địa điểm tổ chức Gala dinner ở đâu uy tín, chất lượng?
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đội ngũ hơn 50 nhân viên trẻ, chuyên nghiệp và năng động… Công ty sự kiện W88event là trung tâm tổ chức sự kiện được nhiều đối tác lựa chọn.
Đội ngũ tổ chức sự kiện của W88Event luôn có những bí quyết vàng để đảm bảo mọi sự kiện luôn có những cải tiến mới, thu hút và đi theo một quỹ đạo định trước. Chính vì những lý do trên mà công ty tổ chức sự kiện W88Event đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng.
Đến với W88event bạn sẽ được hưởng những dịch vụ sau:
- Khả năng thiết lập ngân sách phù hợp khi tổ chức sự kiện là điều khiến mỗi công ty lo lắng và đắn đo. Ngân sách ảnh hưởng đến toàn bộ quy mô của sự kiện. Nếu bạn có ngân sách eo hẹp và không biết cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì việc tổ chức sự kiện W88Event sẽ giúp bạn biến mong muốn của mình thành hiện thực.
- Ý tưởng sáng tạo và linh hoạt: Công ty tổ chức sự kiện W88Event có đội ngũ sáng tạo và linh hoạt, luôn cập nhật xu hướng, công nghệ hiện đại của thế giới để mang đến những ý tưởng độc đáo, sáng tạo.
Thông tin liên hệ:
- Văn phòng đại diện: 5 Ng. 76 Đ. Trung Văn, Trung Văn, Từ Liêm, Hà Nội
- CN Hồ Chí Minh: 491/1KL Đ. Lê Văn Sỹ, Phường 12, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
- Website: https://w88event.com/
- Email: w88event@gmail.com
Hy vọng với những kinh nghiệm tổ chức gala dinner được chia sẻ ở trên, bạn đọc có thể hiểu được bí quyết để tạo nên một sự kiện ấn tượng và hấp dẫn cho công ty, doanh nghiệp mình.
